Preguntas Frecuentes

¿Cómo subir la fotografía de un paciente?
Puedes asignar una fotografía a un paciente a través del apartado Multimedia.
Hay un vídeo explicativo sobre cómo subir una fotografía de un paciente en el siguiente enlace: VER VIDEO

¿Cómo averiguar el usuario que ha borrado una factura?
Desde el Apartado Gestoría, en el Apartado facturación, seleccionamos la opción “Registro de Modificaciones” del subapartado Modificar Facturas / Recibos”.
CLINICS nos ofrecerá seleccionando la opción “Registro de Modificaciones” el listado de facturas eliminadas.
Como siempre, podemos buscar por cualquiera de los campos disponibles en el listado de facturas eliminadas.
Por ejemplo, si tecleamos el número de factura sobre el campo Mensaje, obtendremos el nombre del usuario que ha borrado la factura con el número tecleado.
Hay un vídeo explicativo sobre cómo averiguar el usuario que ha borrado una factura en el siguiente enlace: VER VIDEO

¿Cómo facturar automáticamente todas las visitas de hoy?
CLINICS permite facturar de golpe todas las visitas de los pacientes que han visitado la Clínica en un día determinado.
Puede decidir también si desea facturar sólo aquellas visitas cobradas.
Para ello, diríjase al Menú Configuración, Apartado Gestoría. Allí encontrará las opciones de facturación masiva de servicios (para facturar todos los pacientes visitados un día) y facturación masiva de cobros (para facturar sólo los cobros del día).
En la facturación masiva, se controla que todos los pacientes tengan los datos Nombre, NIF y Dirección para el proceso de Facturación Masiva de Servicios y Cobros. De esta forma garantizamos que las facturas se emitan correctamente y que cumplan con la legalidad vigente.
Hay un vídeo explicativo sobre cómo funciona la facturación masiva de servicios en el siguiente enlace: VER VIDEO

Apartado FACTURACIÓN en GESTORÍA
Desde este apartado, podemos obtener toda la información relativa a la facturación de la clínica: los gastos, los ingresos, las facturas y recibos emitidos, etc. El apartado de facturación se divide a su vez en dos subapartados: clientes y proveedores.

• Facturación Clientes
  Modificar facturas/recibos.
  Apartado que nos permite modificar las facturas y recibos ya emitidos.
  Debemos filtrar la información por pacientes de tal forma que cuando seleccionemos el paciente, nos aparecerá un listado con todos los documentos – facturas y recibos - que se hayan emitido para esta persona. En el listado aparece la siguiente información: si se trata de una factura o un recibo, la fecha, el número de factura o recibo y la cantidad de dinero.
  Las acciones que podemos llevar a cabo son dos:
  
  1. Podemos modificar el precio, la fecha de emisión, los datos del paciente así como la información y precios de los tratamientos; recuperar los valores anteriores, borrar una factura o guardar los cambios hechos. Por motivos de seguridad cualquier cambio realizado en las facturas o recibos queda registrado.
  2. Generar un documento en pdf del recibo o factura seleccionados.
• Facturas emitidas
  Con este apartado podemos generar listados de todo tipo de información referente a facturas emitidas, o sea la información detallada de las facturas contabilizadas.

¿Cómo marcar un presupuesto como finalizado?
Un usuario de CLINICS no puede marcar un presupuesto como finalizado. Es el propio sistema el que marcará un presupuesto como finalizado una vez todos los tratamientos incluidos en ese presupuesto se marquen como realizados, ya sea a través de Entradas Médicas o desde el Odontograma del paciente.

¿Cómo marcar un presupuesto como aceptado?
Un presupuesto se considerará aceptado cuando registremos la fecha de aceptación del presupuesto.

¿Cómo marcar un presupuesto como rechazado?
Un presupuesto se considerará rechazado cuando registremos la fecha de rechazo del presupuesto.

¿Cómo crear una cita repetitiva o una serie de citas para un paciente?
Desde el Apartado AGENDA, y sobre cualquier espacio libre para citar de la agenda a la que queremos programar la cita, hacemos clic con el botón derecho del ratón, y seleccionamos la opción CITA REPETITIVA. A continuación, identificamos el paciente al que queremos programar la cita repetitiva. Seguidamente, seleccionamos el tratamiento: NOTA: La duración de las citas se establece, por defecto, en función de la duración del tratamiento seleccionado. Seguidamente, registramos la hora a la que el paciente desea para las citas que vamos a programar. NOTA: El cuadro resumen se irá actualizando con la información que vamos registrando sobre la cita. Y finalmente, especificamos cuántas citas vamos a programar y durante cuántas semanas deseamos programar esa cita. Una vez revisados todos los datos de nuestra programación de cita repetitiva, ya sólo nos queda hacer clic en el botón GUARDAR para proceder a la generación de las citas deseadas. Hay un vídeo explicativo sobre cómo programar una cita repetitiva en CLINICS en el siguiente enlace: VER VIDEO

¿Cómo dar de baja TEMPORALMENTE una Agenda en CLINICS?
Hay un vídeo explicativo sobre cómo dar de baja temporalmente una Agenda en CLINICS en el siguiente enlace: VER VIDEO

¿Cómo borrar una cita repetitiva?
Si deseamos borrar una cita repetitiva, buscamos la cita en la agenda y, haciendo clic con el botón derecho del ratón, se nos abre un menú emergente. Seleccionamos la opción “Borrar Cita”. Al intentar eliminar una cita que forma parte de una serie de citas repetitivas, tenemos 3 opciones:
1. Clic en “BORRAR” si sólo deseamos eliminar la cita actual, manteniendo el resto de citas repetitivas programadas.
2. Clic en “BORRAR ESTA Y LAS CITAS FUTURAS” si deseamos eliminar tanto la cita actual como el resto de citas que programamos en su momento como citas repetitivas.
3. Clic en “CANCELAR” si deseamos abortar la acción de eliminar la cita.
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Hay un vídeo explicativo sobre borrar una cita repetitiva en el siguiente enlace: VER VIDEO

¿Qué condiciones deben darse para poder programar una cita repetitiva?
En primer lugar, recuerda que sólo se pueden programar citas repetitivas para estos casos:
• Una misma agenda
• Un mismo tratamiento
• Un mismo día de la semana
• Una misma hora

Además, existe otra condición indispensable para poder programar una cita repetitiva en una Agenda: Que la Agenda esté definida en CLINICS para todas las fechas de las citas que vamos a programar. Hay un vídeo explicativo de las condiciones que deben darse para poder programar una cita repetitiva en CLINICS: VER VIDEO

¿Cómo funciona el Apartado CONSULTA de CLINICS?
Hay un vídeo explicativo sobre cómo funciona el apartado CONSULTA de CLINICS: VER VIDEO

¿Cómo registrar la llegada de un paciente a la Consulta?
Hay un vídeo explicativo sobre cómo registrar, en CLINICS, la llegada de un paciente a la Consulta: VER VIDEO

¿Cómo funciona el apartado GARANTÍA DE IMPLANTES de un paciente?
Hay un vídeo explicativo sobre cómo funciona el menú GARANTÍA DE IMPLANTES dentales colocados a un paciente: VER VIDEO

¿Cómo funciona el apartado PERIODONTOGRAMA en CLINICS?
Tienes a tu disposición varios vídeos explicativos sobre cómo funciona el Periodontograma en CLINICS:
1. ¿Cómo registrar el sangrado al sondaje, la supuración o el índice de placa de un diente en el Periodontograma?: VER VIDEO
2. ¿Cómo registrar la ausencia de un diente en el Periodontograma?: VER VIDEO
3. ¿Cómo registrar la lesión de FURCA de un diente en el Periodontograma?: VER VIDEO

NOTA: Existe una funcionalidad muy interesante en el Periodontograma de CLINICS y es la siguiente: Cómo comparar rápidamente los valores de margen gingival y profundidad de sondaje del Periodontograma actual con los del Periodontograma anterior. Descubre cómo funciona esta característica tan útil en el siguiente vídeo: VER VIDEO

El Odontograma en CLINICS está dividido en 4 capas de visualización:

Capa diagnósticos:: Los diagnósticos no tienen representación gráfica en el Odontograma. Pero evidentemente, podemos registrar los diagnósticos bucales o dentales en el Odontograma para su visualización (en formato listado) seleccionando la Capa diagnósticos del Odontograma.
Tienes disponible un vídeo tutorial sobre cómo funciona la capa Diagnósticos del Odontograma de CLINICS en la siguiente url: VER VIDEO

Capa inicial:: En la capa inicial, podéis registrar el histórico de tratamientos realizados al paciente antes de ser tratado en nuestra Clínica. Tienes disponible un vídeo tutorial sobre cómo funciona la capa Inicial del Odontograma de CLINICS en la siguiente url:
VER VIDEO

Capa realizado:: En esta capa identificamos los tratamientos realizados al paciente en nuestra Clínica. Tienes disponible un vídeo tutorial sobre cómo funciona la capa Realizado del Odontograma de CLINICS en la siguiente url.
VER VIDEO

ROLES O GRUPOS DE USUARIOS
Los usuarios de CLINICS pueden agruparse en grupos o roles: Por ejemplo, doctores, enfermeras, administrativos, etc.

Desde el menú Configuración, en el apartado Gestión de Accesos es donde podemos administrar (dar de alta, dar de baja o editar) los grupos de usuarios de nuestra clínica. También podemos definir a qué apartados de CLINICS tienen acceso cada uno de los grupos de usuarios o roles que tenemos definidos.
1. 1.- Administrativos. A este grupo de usuarios, habitualmente, se les da acceso exclusivamente a los apartados de Gestión Administrativa de CLINICS (Agenda y Visitas, Listados, Alta de Nuevos pacientes o Edición de los datos de filiación del Paciente, Recalls, Facturación, Documentos administrativos, …)
2. 2.- Doctores y Enfermeras (rol asistencial). A ellos se les habilita el acceso a todos aquellos apartados relacionados con la Historia Clínica del Paciente (Antecedentes médicos, registros clínicos, episodios y cursos clínicos, prescripciones, informes clínicos (Multimedia), Telemedicina, Odontograma y Periodontograma, Garantías de implantes, Ortodoncia, …)
3. 3.- Administradores o Gerentes. A este grupo o rol asignaremos aquellos usuarios que tienen el máximo nivel de acceso a CLINICS y que tiene permiso para crear o dar de baja nuevos usuarios, crear o dar de baja Agendas, Tratamientos, Mutuas, etc.

Hay un vídeo explicativo sobre cómo funciona la gestión de grupos de usuarios en CLINICS en el siguiente enlace: VER VIDEO

¿Cómo se establece la página inicial que aparece en CLINICS cuando accedemos?
Desde el apartado Configuración, seleccionamos el menú Gestión de Accesos y seleccionamos el apartado Gestión de Grupos de usuarios. Seleccionamos el grupo de usuarios que deseemos mediante el botón Editar. Encontrarás un campo titulado Página Inicial. En este desplegable, podrás seleccionar la página inicial a la que entrarán los usuarios del Grupo de usuarios seleccionado.

Para la Gestión de nuestra Clínica con CLINICS, después de definir los grupos de usuarios, uno de los primeros pasos que debemos llevar a cabo es dar de alta a los trabajadores que trabajan en la Clínica. Podemos dar de alta, editar o dar de baja un trabajador de la Clínica desde el Menú Configuración, Apartado Gestión de Accesos, Subapartado Gestión de Profesionales.

USUARIOS DE CLINICS
Una vez definidos los grupos de usuario y los trabajadores de nuestra Clínica, desde el Subapartado Gestión de usuarios del apartado Gestión de Accesos pasamos a definir los usuarios, relacionar usuarios con trabajadores y asignar a qué rol o grupo de usuarios pertenecen. Desde este subapartado podemos proceder a crear o dar de alta nuevos usuarios o a dar de baja a un usuario (por ejemplo porque ha finalizado su relación laboral con nuestra clínica)

e incluso cambiarle su contraseña de acceso a CLINICS. Para dar de alta un usuario en CLINICS, previamente debemos darlo de alta como trabajador (Menú Configuración, Apartado Gestión de Accesos, Subapartado Gestión de Profesionales). También desde la Gestión de Accesos podemos definir a qué agendas podrá acceder cada usuario de CLINICS. Desde este mismo apartado, Gestión de Accesos, es donde establecemos la relación de un usuario de CLINICS con el trabajador asociado a esta cuenta de usuario.

Para cambiar la contraseña de acceso de un trabajador de su Clínica, acceda al Menú Configuración (menú superior derecha, con 3 puntos verticales), Apartado Gestión de Accesos y Subapartado Gestión de Usuarios. Si usted no puede visualizar el Apartado Gestión de Accesos es, probablemente, porque no tiene permiso para poder acceder a este apartado. Contacte con la dirección de su Clínica para resolver este problema. Hay un vídeo explicativo sobre cómo funciona la gestión de usuarios en CLINICS en el siguiente enlace:
VER VIDEO

¿Es posible dar acceso a un usuario sólo los días que trabaja o sólo en su horario laboral?
Sí. Puedes configurar qué días y a qué horas un usuario de CLINICS puede acceder a la aplicación. Desde el apartado Configuración, seleccionamos el menú Gestión de Accesos y vamos al apartado Gestión de Grupos de usuarios. Debemos editar el grupo de usuarios al que pertenece el usuario (¡cuidado! Si modificamos el horario de acceso de un grupo de usuarios, esto afectará a todos los usuarios de ese grupo). Otra opción sería crear un nuevo grupo de usuarios, especificar el horario de trabajo de este grupo nuevo y, a continuación, asignar el usuario en cuestión al nuevo grupo de usuarios (ten en cuenta asignar correctamente a qué apartados de la aplicación tendrá acceso y qué restricciones de visualización aplicaremos a este nuevo grupo de usuarios). Hay un vídeo explicativo sobre cómo funciona la gestión de usuarios en CLINICS en el siguiente enlace: VER VIDEO

¿Por qué no tengo acceso a un apartado de CLINICS?
Si usted no puede visualizar un apartado de CLINICS es, probablemente, porque no tiene permiso para poder acceder a este apartado. Contacte con la dirección de su Clínica para resolver esta casuística.

¿Un mismo trabajador puede tener más de un usuario en CLINICS?
Sí. Un trabajador puede tener desde 0 a n usuarios en CLINICS. Y cada usuario puede, si lo deseamos, tener un rol diferente. Por ejemplo, el director de una Clínica puede tener un usuario como Doctor y otro usuario diferente con rol de Administrador de la Clínica. Para ello, daremos de alta al director como trabajador, y a continuación, daremos de alta dos usuarios diferentes, asignándole a un usuario el rol de Doctor y a otro usuario el rol de Administrador. Ambos usuarios estarán asignados al mismo trabajador. A partir de ahí, el Director de la Clínica podrá acceder a CLINICS con un usuario u otro en función del rol con el que quiere trabajar con CLINICS.

¿Un mismo usuario puede tener más de un trabajador asociado en CLINICS?
No. Un usuario sólo puede tener asociado a un trabajador.

¿Cómo dar de baja un usuario?
Para dar de baja un usuario de CLINICS accederemos al Menú Configuración (menú superior derecha, con 3 puntos verticales), Apartado Gestión de Accesos y Subapartado Gestión de Usuarios. Buscaremos al usuario que deseamos dar de baja y haremos clic en el botón Editar. Tenemos dos opciones:
1.- Bloquear el Usuario. No lo daremos de baja, pero no permitiremos su acceso a CLINICS hasta que lo desbloqueemos (por ejemplo, si deseamos dar de baja temporalmente al usuario).
2.- Dar de Baja. Con ello procederemos a dar de baja definitivamente al usuario y no podrá acceder más a CLINICS. NOTA: Si el usuario está vinculado a un trabajador, el sistema nos preguntará si también deseamos eliminar el profesional vinculado al usuario. Hay un vídeo explicativo sobre cómo funciona la gestión de usuarios en CLINICS en el siguiente enlace: VER VIDEO

¿Cómo puedo cambiar mi contraseña de acceso a CLINICS?
Si ya tiene un usuario para acceder a CLINICS y desea cambiar su contraseña de acceso al programa, diríjase al apartado Editar mis datos (Icono Persona menú superior derecha). Esta acción le dará acceso a sus datos profesionales registrados en CLINICS y, en el apartado inferior, encontrará los campos para modificar su contraseña de acceso a CLINICS.

He olvidado mi contraseña de acceso a CLINICS. ¿Qué puedo hacer?
Desde la pantalla de acceso a CLINICS (https://crm.clinics.es) dispone de la opción de recuperación de contraseña. Introduciendo su email y si el sistema da validez a su acceso, recibirá un correo electrónico con las instrucciones para recuperar su contraseña.

CLINICS tiene un módulo para que los pacientes de nuestra Clínica respondan a cuestionarios de Salud. Estos cuestionarios pueden ser confeccionados por los usuarios de CLINICS. Hay un vídeo explicativo sobre cómo funciona la generación de cuestionarios de Salud en CLINICS en el siguiente enlace: VER VIDEO

¿Cómo enviar un SMS de recordatorio de visita a todos los pacientes que van a visitarse esta semana?
Desde el menú superior LISTADOS, acceda al apartado Listado de Recalls: Pacientes para ser avisados. Por defecto, obtenemos un listado de pacientes que están citados para ser visitados en nuestra Clínica la semana actual. Si lo desea, cambie el periodo de fechas sobre el que obtener los pacientes que serán visitados en nuestra Clínica. A continuación seleccione los pacientes a los que desea enviar el recordatorio de visita por SMS (recuerde que, como siempre, todas las columnas del listado pueden ser utilizadas como filtro para obtener un subconjunto de los pacientes citados según los criterios que establezca). Si desea seleccionar todos los pacientes del listado, marque el cuadrado superior izquierdo disponible en la cabecera del listado de pacientes. Desde el desplegable Acción sobre los marcados, seleccione la acción Notificar con SMS. Y finalmente, para confirmar el envío del SMS recordatorio de visita, haga clic en el botón APLICAR SOBRE LOS SELECCIONADOS.

¿Por qué no puedo borrar una Entrada Médica?
Puede haber varios motivos por los que no puede borrar una Entrada Médica:
1. Si la entrada médica ya ha sido facturada, CLINICS no permite modificar diversos apartados de esta entrada (todos los campos que no pueden modificarse se identifican claramente en color rojo) y tampoco permite borrar la entrada puesto que ya ha sido facturada.
2. Por cumplimiento del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), así como para garantizar cualquier modificación de datos clínicos de un paciente, una Entrada médica no puede ser borrada a partir del día siguiente de su realización (toda entrada médica está firmada por un profesional sanitario y la ley no permite borrar datos médicos de un paciente registrados en su Historia Clínica). Si por cualquier motivo, un profesional sanitario registró por error algún dato en una entrada médica, lo que debe hacerse es añadir una nueva entrada médica y registrar en ella una descripción del error que se cometió al transcribir la entrada médica errónea.

¿Cómo funciona el apartado Entradas Médicas?
Por defecto, después de hacer la búsqueda del paciente se nos muestra en la pantalla el primer submenú Entradas médicas, que se compone a la vez de distintos apartados: Datos personales, Patologías, y finalmente el Historial de Visitas (1.2.1.4).
En el apartado de Patologías, el médico introduce la información referente a alergias, antecedentes médicos, quirúrgicos, la medicación actual del paciente y tóxicos. Podemos modificar este apartado siempre que sea necesario clicando en el botón del margen superior derecho de la ventana. En el apartado de Consideraciones, el médico podrá añadir otras consideraciones que crea convenientes y que estarán a la vista del resto de personal de la clínica. Siempre se puede modificar o borrar la información. Por último, en el Historial de Visitas nos aparece una relación de todas las visitas efectuadas, la fecha que tuvieron lugar, el tratamiento realizado, el médico que atendió, la cantidad de dinero que debe por tratamiento específico y también, al final del cuadro, el total de deudas. En este último apartado podemos modificar la información siempre que queramos exceptuando las entradas médicas que estén facturadas, de las cuales sólo podremos modificar la descripción.
En el apartado de Patologías, el médico introduce la información referente a alergias, antecedentes médicos, quirúrgicos, la medicación actual del paciente y tóxicos. Podemos modificar este apartado siempre que sea necesario clicando en el botón del margen superior derecho de la ventana.
En el apartado de Consideraciones, el médico podrá añadir otras consideraciones que crea convenientes y que estarán a la vista del resto de personal de la clínica. Siempre se puede modificar o borrar la información.
Por último, en el Historial de Visitas nos aparece una relación de todas las visitas efectuadas, la fecha que tuvieron lugar, el tratamiento realizado, el médico que atendió, la cantidad de dinero que debe por tratamiento específico y también, al final del cuadro, el total de deudas. En este último apartado podemos modificar la información siempre que queramos exceptuando las entradas médicas que estén facturadas, de las cuales sólo podremos modificar la descripción.

Para añadir un apunte médico o un tratamiento en el historial de Entradas Médicas es tan sencillo como darle al botón de "Añadir", y se abrirá una ventana, donde nos preguntará la fecha, el colaborador, el código médico y la descripción, las actas y la duración, y la información del pago (precio unitario, descuento, iva, forma de pago, etc.)
También podemos añadir tratamientos desde los presupuestos previamente aceptados por el cliente. Para ello solo tendremos que darle al botón "Añadir desde Presupuesto" y nos saldrán todos los tratamientos de los presupuestos aceptados (si el presupuesto no está aceptado, no podremos añadirlo a las entradas médicas), seleccionamos los tratamientos que queremos añadir a las entradas médicas y tendremos que darle al botón "Seleccionar" y automáticamente se añadirán los tratamientos. En caso de que en un mismo presupuesto haya más de un tratamiento, tenemos la opción de seleccionar solo los que queramos y los restantes permanecerán en el presupuesto, a la espera de ser añadidos a las entradas médicas.
También podemos añadir tratamientos desde los presupuestos previamente aceptados por el cliente.
Para ello solo tendremos que darle al botón "Añadir desde Presupuesto" y nos saldrán todos los tratamientos de los presupuestos aceptados (si el presupuesto no está aceptado, no podremos añadirlo a las entradas médicas), seleccionamos los tratamientos que queremos añadir a las entradas médicas y tendremos que darle al botón "Seleccionar" y automáticamente se añadirán los tratamientos. En caso de que en un mismo presupuesto haya más de un tratamiento, tenemos la opción de seleccionar solo los que queramos y los restantes permanecerán en el presupuesto, a la espera de ser añadidos a las entradas médicas.

CLINICS dispone de un Cuadro de Mando Integral. Los datos se obtienen de la copia de seguridad, por lo que cualquier consulta que se realiza en el CMI, por grande que sea, no afecta al rendimiento de CLINICS. La tecnología utilizada es Looker Studio, la herramienta de Business Intelligence de Google.

INGRESOS. Hay un vídeo explicativo sobre cómo el dashboard sobre Ingresos de Nuestra en el siguiente enlace: VER VIDEO

VISITAS. Hay un vídeo explicativo sobre cómo el dashboard de Estadísticas de Visitas del CMI en el siguiente enlace: VER VIDEO

TIEMPO DE SILLÓN. Hay un vídeo explicativo sobre cómo el dashboard del tiempo que pasan los pacientes en nuestra consulta en el siguiente enlace: VER VIDEO

FIDELIZACIÓN. Hay un vídeo explicativo sobre cómo el dashboard de Fidelización de Pacientes del CMI en el siguiente enlace: VER VIDEO

PRESUPUESTOS. Hay un vídeo explicativo sobre cómo funciona el dashboard de Presupuestos del CMI en el siguiente enlace: VER VIDEO

RESUMEN EJECUTIVO. Hay un vídeo explicativo sobre cómo funciona el dashboard Resumen Ejecutivo del CMI en el siguiente enlace: VER VIDEO

También tienes un vídeo tutorial a tu disposición explicando el funcionamiento general del CMI en el siguiente enlace: VER VIDEO

¿No aparece el Apartado Cierre de Caja en Gestoría?
Para habilitar el Cierre de Caja en CLINICS, primero deberán acceder al apartado Configuración -> Gestión de accesos -> Gestión de Grupos de usuarios.
NOTA: Para poder acceder a este apartado, su usuario de CLINICS debe tener habilitado el permiso de Gestión de Grupos de usuarios. Si no lo dispone, contacte con el Responsable de su Clínica para que lo habilite.

En el apartado Gestión de Grupos de usuarios, al grupo de trabajadores a los que le quieran dar acceso al Cierre de Caja, simplemente tendrán que habilitarle la opción: Cierre de Caja del Apartado Gestoría.